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Faire de la messagerie électronique un outil de productivité au sein de l’étude!

Faire de la messagerie électronique un outil de productivité au sein de l’étude!

Auteur : Romain PIANA - Manager Hotline Technique
Publié le : 14/11/2016

Alors que la numérisation ne cesse de se développer dans le monde du notariat, l’intéraction avec les partenaires et les clients est un facteur de plus en plus déterminant. Et de ce fait le nombre de messages à traiter au sein d’une étude ne cesse d’augmenter et les boites mails sont souvent saturées ! 

Partant de ce constat voici quelques pistes de réflexion pour apprendre à gérer efficacement vos messageries afin d’optimiser les échanges entre collaborateurs, clients et partenaires et accroître votre confort de travail. 


Fluidifiez l’information au sein de l’étude

Statistiquement c'est un fait, l'utilisation d'une adresse email unique (adresse électronique générale à l’étude ) pour tous les correspondants  induit un fort point de ralentissement puisque l’ensemble des emails arrive sur une seule adresse de messagerie. Le dispatch des emails doit être alors effectué, dans la plupart des cas, par une ressource interne à l’étude. 
C’est pourquoi l'utilisation d'adresses nominatives ou de services et la messagerie collaborative facilite la circulation de l’information.

L’utilisation d’un serveur de messagerie dédié au sein de l’étude fluidifie également les échanges d’information, optimise le temps de réponses avec le clients et libère les ressources !   En effet ce dernier offre une accessibilité multiple et même en dehors de l'étude. Il facilite le travail collaboratif avec le partage des boîtes aux lettres, les carnets d'adresse et les agendas... en plus d'être modulable aux besoins de votre étude, le serveur de messagerie dediée peu-être couplé avec votre fax. 
 

Sécurisez votre système de messagerie

Votre messagerie est une porte d'entrée potentielle pour les attaques virales. Sachez que 99 % des attaques de types "cryptolocker" au sein des offices notariales ont été activées à cause d’un email "piégé".
Les emails représentent aujourd’hui des documents de grande importance et participent indéniablement au bon fonctionnement de votre office. Ils se doivent d'être efficacement sauvegardés au même titre que le reste de vos données. 
 

Synchronisez vos messageries

Accéder à vos données « à tout moment et n'importe où » est devenu une nécessité. Aujourd’hui les avancées technologiques offrent la possibilité de consulter sa messagerie depuis les smartphones, tablettes et ordinateurs personnels. À l’aide de modules de synchronisation directement liés avec votre logiciel de rédaction d’actes et votre agenda Outlook, vos données restent accessibles en temps réel! Pourquoi ne pas en profiter ? 


A l’heure où l’email est devenu un moyen de communication indispensable, GenApi a mis au point une solution d’externalisation de messagerie électronique. La solution Notamail  offre, à moindre coûts toutes les fonctionnalités avancées d’un serveur Exchange jusque-là dédié aux grands-comptes : mobilité, sécurité et sauvegarde ! 

 

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