5 bonnes pratiques numériques
Qu’elles soient à mettre en place ou à optimiser, avoir de bonnes pratiques numériques est recommandé au sein d’une étude notariale. Objectifs : sécuriser et améliorer la gestion numérique de vos échanges, actes et dossiers, et simplifier le travail de vos équipes.
1. Déployer une plateforme collaborative
Réunir au même endroit les échanges avec vos collaborateurs. Voici l’avantage d’une plateforme collaborative, telle que Teams, Talkspirit, ou encore Slack. Ces outils permettent d’organiser les échanges par dossier, ou sous-dossier, de discuter de manière instantanée, de partager des pièces jointes et de s’appeler en visioconférence. Cela évite de s’éparpiller entre plusieurs outils (Whatsapp, SMS, emails, post-it), et de perdre l’information.
2.Privilégier les espaces clients
Partager efficacement à votre client les dizaines de pièces de son dossier grâce à votre Logiciel de Rédaction d’Acte (LRA). Vous travaillez désormais dans un dossier numérique organisé dont bénéficie votre client et cela lui permet ainsi une meilleure expérience.
3. Sécuriser l’échange des pièces dites sensibles
Pour échanger de manière sécurisée des pièces sensibles, le courrier électronique est à proscrire. Vous devez élaborer un process robuste (remise en mains propres, signature électronique, contre-appel…) et sélectionner des outils dédiés : espace d’échange sécurisé par une authentification à deux facteurs (2FA), ancrage préalable dans une blockchain…
4. Numériser les documents papier
Afin de sauvegarder toutes vos données manuscrites une bonne pratique consiste à numériser chacun de vos documents reçus en main propre à l’office. Pour cela, vous pouvez disposer d’un scanner à chaque point d’entrée papier de votre office : le courrier du jour, les documents remis par vos clients, etc. Les originaux papiers ne sont plus remis, mais stockés pendant une durée définie, avant destruction, ou restitués aux clients.
5. Viser le 100 % AAE
Un objectif à viser pour vos actes : le 100 % AAE (Que ce soit pour les avant-contrats ou pour les actes en mobilité, l’AAE permet à vos collaborateurs de rédiger uniquement dans un seul format.
Hugo Delescluse, consultant en transformation numérique, Cabinet Nonum
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